La agenda es un instrumento primordial para el hombre moderno que sufre las dificultades propia de la diversidad de tareas y desea mejorar la administración de su tiempo. Sin embargo quien piensa en adquirir una de las clásicas de papel se encuentra con diferentes tipos que parecerían responder más a la creatividad de un diseñador grafico que a un criterio profesional de mejora de la administración del recurso más importante con que contamos : el tiempo.

Con el paso del tiempo el hombre fue mejorando los métodos para ser más eficaz y hacer que las horas del día rindan mejor. En ese largo camino uno de los primeros pasos fue la utilización de listas de una sola columna con las tareas que se pensaban realizar una bajo la otra que se pudieran ir tachando o tildando a medida que se ejecutaban. Hoy en día cuando la simplicidad así lo amerita puede ser un recurso valido. Las agendas son un instrumento no un fin en sí mismo. Por lo tanto ¿para que hacer la cosas más complicadas? Sin embargo en ocasiones la diversidad de responsabilidades y la necesidad de establecer múltiples compromisos con día y  hora justifican el uso 7 o 5 columnas , una por cada día de la semana ya sea que tomemos o no en cuenta el fin de semana. Una de los decisiones más básicas que se debe tomar al adquirir una agenda es cuantos días queremos ver al abrirla. En este sentido el formato más popular por su practicidad es el de 7 días de lunes a domingo mitad en cada pagina. 

 Por otro lado, el teléfono tiene una particularidad en la teoría de administración del tiempo: cuando el teléfono suena se convierte en algo urgente que debe ser atendido aunque muchas veces al contestar descubrimos que el tema no es importante.  Asimismo como elemento de comunicación tiene beneficios insustituibles.  Una llamada de teléfono puede evitar reuniones innecesarias y hasta inclusive ayudarnos a organizar el día.  Por todo esto , la agenda perfecta debe tener un lugar destinado a organizar nuestras llamadas telefónicas.  De este modo, podemos reservar momentos del día en los cuales podemos ir realizando las llamadas telefónicas según criterios de importancia y urgencia.

Siguiendo el modelo  de Sthephen Covey pasamos a  la parte medular de la agenda perfecta: la subdivisión de nuestro trabajo en los distintos roles que debemos cumplir. Considerar la organización y planificación de nuestra semana de acuerdo a los distintos roles que hemos definido en nuestra misión personal vincula nuestra estrategia con nuestros planes de acción diarios.  Hay quienes podrán tener un rol como miembros de la familia, como alguno de los roles que cumple en su trabajo, como miembro de algún grupo social y así sucesivamente.  Cada uno de estos roles debe tener un lugar especial en nuestra misión y visión personal.  De éstos se extraen los objetivos y metas que nos proponemos cumplir.  De este modo la agenda perfecta comienza por su parte izquierda con la enunciación encolumnados de los roles que pensamos ejercer esa semana estableciendo la meta semanal para dicho rol.  Así cuando planificamos la semana nos podemos detener unos instantes en cada rol y su meta semanal para establecer en qué momento de dicha semana pensamos establecer una acción para cumplir con la meta.

Por último, la agenda perfecta debe tener un espacio reservado para seguir enriqueciendo la faz física , espiritual y mental. Así en el modelo que podemos ver más abajo encontramos que podemos avanzar de izquierda a derecha definiendo nuestros roles y metas.

Por ejemplo: como padre , madre o hijo podríamos establecer la meta semanal "afianzar los vínculos familiares" y definir la meta "pasar x horas con ellos". Luego elegir un día y hora en las columnas de la derecha y dejar así planificada la acción. 

Posiblemente lo antedicho podrá parecer para alguien que no debe ser planificado. Eso ya es un tema de opiniones pero valga como ejemplo. Un Gerente Operativo podría definir el rol laboral "Controlador de Gastos" , la meta semanal "Definir Objetivos" y las acciones "analizar" y "comunicar" en sendos días y horas de la semana. Observar que los roles y metas deben estar de acuerdo con nuestra declaración de misión personal y filtrado siempre desde la optica de nuestros principios.